Nadie pone «reuniones» ni «correo» en su lista de tareas, y aun así se llevan media jornada. No en un bloque grande que se vea venir, sino a trocitos: media hora aquí, un vistazo al buzón allá, un «solo cinco minutos» que se hacen veinte. Sumado al final de la semana, asusta.
Lo caro no es solo el rato dentro de la reunión o leyendo el buzón. Es lo de después: cada corte te saca de lo que estabas haciendo, y volver a entrar cuesta. Tardas varios minutos en recuperar el hilo, y si te cortan otra vez antes de recuperarlo, ese rato no cunde nada. Un día partido en veinte pedazos rinde mucho menos que uno con dos o tres bloques enteros, aunque el reloj marque las mismas horas.
Antes de cambiar nada, mídelo. Una semana apuntando cuánto tiempo se van en reuniones y en el correo. Sin juzgar, solo mirar.
Medir no necesita ninguna app. Una raya en un papel cada vez que abres el correo fuera de hora, y al lado los minutos de cada reunión. Al cabo de cinco días tienes el número, y casi siempre sorprende: lo que parecían «un par de correos» eran dos horas, y la reunión de los lunes se comía la mañana entera.
No todo lo que interrumpe se puede quitar: hay reuniones que sí hacen falta y correos que de verdad no esperan. La idea no es llegar a cero, sino separar lo que suma de lo que solo ocupa.
Ver el bulto entero es lo que da permiso para recortar. No se trata de trabajar más rápido ni de contestar peor: se trata de recuperar horas que ahora se escapan sin que nadie lo note, y de que nadie eche de menos las que quites.
Cuidado con un espejismo: el que contesta cada correo al segundo cree que es el más eficiente del equipo. En realidad es el que menos trabajo de fondo saca, porque nunca está más de diez minutos seguidos en una sola cosa. Estar siempre disponible y rendir no son lo mismo.
Empezamos por la más fácil de recuperar: la reunión que, mirándola de frente, no hacía ninguna falta.